Klients atcēla pēdējā brīdī. Ko darīt ar tukšo laiku?

01Pirmais brīdis: ieelpo

Telefons nopīkst: „Atvainojiet, šodien netikšu.“ Divas stundas pirms vizītes. Pirmā reakcija parasti ir viena no trim: aizkaitinājums, steiga kādu atrast vietā vai vēlme uzrakstīt garu ziņu par to, cik tas nav godīgi.

Neviena no tām nepalīdz. Atcelšana pēdējā brīdī ir daļa no darba ar cilvēkiem: kāds saslimst, bērnam temperatūra, mašīna nesaiet. Svarīgi nav tas, vai tā notiks, bet tas, vai Tev ir sistēma, kas šādu brīdi padara mierīgu.

02Kāpēc klienti atceļ pēdējā brīdī

Katram iemeslam ir savs risinājums, tāpēc ir vērts tos atšķirt:

• Aizmirsa. Pieraksts bija pirms trim nedēļām, un tikai no rīta klients atcerējās, ka tajā pašā laikā ir cita tikšanās. Palīdz atgādinājums dienu iepriekš.
• Pierakstījās „katram gadījumam“. Laiks tika aizņemts, jo bija bez maksas. Palīdz avanss.
• Grūti atcelt laikus. Lai atceltu, jāzvana vai jāraksta, un tas šķiet neērti, tāpēc klients to atliek līdz pēdējam brīdim. Palīdz iespēja atcelt pašam ar vienu pieskārienu.
• Tiešām kaut kas notika. Slimība, bērni, darbs. Šeit nekas nepalīdz, un tas ir normāli.

Pirmos trīs var ievērojami samazināt. Ceturto var tikai pieņemt, un tieši tam ir avanss.

03Ja bija avanss, tas jau izdarīja savu darbu

Avanss nav sods klientam. Tas ir iepriekš norunāts kompensācijas veids tieši šādam gadījumam. Ja klients atceļ vēlāk, nekā noteikts, avanss paliek Tev, un Tev nav nekas jāpierāda, jāprasa vai jāskaidro.

Tieši tāpēc avanss ir labs arī attiecībām. Tev nav jāstrīdas un nekas nav jāaizstāv: noteikumi bija zināmi jau pierakstoties, un tie vienkārši strādā. Uz klienta ziņu var atbildēt mierīgi un laipni.

Ja avansa nebija, šī ir laba reize padomāt par to. Kā to ieviest bez sarežģījumiem, rakstījām rakstā Kā prasīt avansu, lai klienti nesadusmojas.

04Vai tukšo laiku vajag aizpildīt?

Dažreiz jā, un tad to var izdarīt ātri, bez lielas skriešanas:

• Stāsts Instagram ar laiku un pieraksta saiti. Tas aizņem minūti.
• Ziņa pāris pastāvīgajiem klientiem, kuri iepriekš teikuši, ka var atnākt ar īsu brīdinājumu. Vērts šādus klientus atzīmēt piezīmēs.
• Gaidītāju saraksts, ja Tava sistēma to atbalsta: brīvais laiks automātiski tiek piedāvāts tiem, kas gaidīja agrāku laiku.

05Ja neaizpildās: izmanto laiku sev

Ja pēc stāsta publicēšanas neviens nepiesakās, tas ir labi. Divas brīvas stundas darba dienas vidū ir reta lieta. Tās var izmantot tā, lai nākamās dienas būtu vieglākas:

• Sakārto kabinetu. Pamatīga tīrīšana, instrumenti, plaukti, tas, kam parasti nav laika.
• Pārskati materiālus un pasūti to, kas beidzas, pirms tas beidzas procedūras vidū.
• Nofotografē darbus vai sagatavo ierakstus Instagram uz priekšu.
• Atbildi uz ziņām un sakārto grāmatvedību, lai tas nav jādara vakarā.
• Iemācies kaut ko jaunu: tehniku, video, jaunu produktu.
• Paēd un atpūties. Tas arī ir darbs, jo nogurušas rokas strādā sliktāk.

Ja avanss bija samaksāts, šīs stundas ir daļēji apmaksātas. Nav iemesla tās pavadīt, dusmojoties uz telefonu.

06Kad atceļ pastāvīgais klients

Klients, kurš nāk pie Tevis gadiem un pirmo reizi atceļ pēdējā brīdī, nav problēma. Viena reize ir gadījums. Ar pastāvīgajiem vari atļauties vairāk elastības, un tas pat stiprina attiecības.

Svarīgs ir atkārtojums. Ja tas pats klients vēlu atceļ jau trešo reizi, tas vairs nav gadījums. Pieraksti to klienta piezīmēs, un nākamreiz vari mierīgi paprasīt avansu arī viņam.

07Noteikumi, lai nākamreiz būtu vieglāk

1. Nosaki atcelšanas termiņu, piemēram, 24 vai 48 stundas. Garām procedūrām garāku.
2. Pasaki to pierakstoties, nevis tikai tad, kad klients atceļ.
3. Sūti atgādinājumu dienu iepriekš. Daļa vēlo atcelšanu rodas tāpēc, ka klients vienkārši aizmirsa.
4. Ļauj klientam atcelt pašam, bez zvana un sarakstes. Jo vieglāk atcelt laikus, jo retāk atceļ pēdējā brīdī.
5. Vienādi noteikumi visiem. Izņēmumi vienam ātri kļūst par gaidām visiem.

08Kā tas izskatās RINDIQ

RINDIQ iestatījumos nosaki atcelšanas termiņu. Klients savu vizīti var atcelt vai pārcelt pats, un laiks uzreiz kļūst pieejams citiem tiešsaistē. Ja klients atceļ vēlāk par termiņu, tas tiek atzīmēts kā vēla atcelšana, un samaksātais avanss netiek automātiski atgriezts. Klientiem, kuri bieži atceļ vēlu vai neatnāk, sistēma var prasīt priekšapmaksu.

Business plānā ir arī gaidītāju saraksts: klienti var atzīmēt, ka grib agrāku laiku, un, kad kāds atceļ, sistēma brīvo laiku piedāvā viņiem pati. Atgādinājumi klientiem aiziet automātiski.

Cik vispār izmaksā neatnācis klients, izrēķinājām rakstā Klients neatnāca. Cik tas Tev izmaksā un kā to novērst ar avansu.