Klientu dati un VDAR: ko meistare drīkst glabāt un cik ilgi

01Burtnīca, WhatsApp un 3 000 bilžu telefonā

Klientes tālrunis sarakstē, piezīme „alerģija pret latekstu“ burtnīcā, „pirms un pēc“ bildes telefona galerijā starp ģimenes fotogrāfijām. Tā izskatās gandrīz katra meistara klientu dati. Un VDAR, Eiropas datu aizsardzības regula, attiecas arī uz tiem, arī tad, ja strādā viena.

Tas nav iemesls bailēm. Lielākā daļa noteikumu ir veselais saprāts: glabā tikai to, kas vajadzīgs, tik ilgi, cik vajadzīgs, un tā, lai to neredz citi. Šajā rakstā ir, ko drīkst glabāt, cik ilgi, ko darīt, kad klients lūdz savus datus izdzēst, un saraksts, ar kuru sakārtot visu pusstundā.

02Kas ir personas dati meistara darbā

Viss, pēc kā var atpazīt konkrētu cilvēku:

• Kontakti: vārds, tālrunis, e-pasts, Instagram profils.
• Vizīšu vēsture: kad bija, kāda procedūra, cik samaksāja, vai atnāca.
• Piezīmes: „vēlas īsākus nagus“, „nāk ar bērnu“, „kavē“.
• Fotogrāfijas: it īpaši, ja redzama seja vai cits atpazīstams kas.

Atsevišķa, stingrāk aizsargāta grupa ir veselības dati: alerģijas, ādas slimības, grūtniecība, lietotie medikamenti. Kosmetologam un skropstu meistaram tie bieži ir vajadzīgi drošai procedūrai, bet tiem ir īpaši noteikumi, par kuriem tālāk.

03Kāpēc Tu drīksti tos glabāt

VDAR prasa, lai katram datu veidam būtu pamats. Meistares darbā tie parasti ir četri:

1. Pakalpojuma sniegšana. Vārds, tālrunis un pieraksta laiks ir vajadzīgi, lai pierakstu vispār varētu izveidot. Atsevišķa piekrišana te nav vajadzīga.
2. Likuma prasība. Čeki, rēķini un maksājumi jāglabā grāmatvedībai tik ilgi, cik prasa likums.
3. Piekrišana. Reklāmas ziņām, darbu bildēm Instagram ar atpazīstamu klientu un atsauksmju publicēšanai. Piekrišanu klients var jebkurā brīdī atsaukt.
4. Skaidra piekrišana veselības datiem. Ja pieraksti alerģijas vai kontrindikācijas, klientam par to jāzina un jāpiekrīt, vislabāk rakstiski anketā pirms pirmās procedūras.

Un vēl viens princips, kas atrisina pusi problēmu: neprasi to, kas nav vajadzīgs. Personas kods, dzimšanas datums vai adrese manikīram nav vajadzīgi. Ja klients ir nepilngadīgs, lasi rakstu Nepilngadīgs klients: vai vajag vecāku piekrišanu?.

04Cik ilgi glabāt

VDAR nenosaka vienu termiņu. Tā saka: ne ilgāk, kā vajadzīgs mērķim. Tāpēc labākais ir izlemt savu noteikumu un to pierakstīt. Piemēram:

• Kontakti un vizīšu vēsture: kamēr klients nāk, un vēl noteiktu laiku pēc pēdējās vizītes, piemēram, divus gadus. Pēc tam izdzēs.
• Grāmatvedības dokumenti: tik ilgi, cik prasa likums. Termiņu precizē ar savu grāmatvedi.
• Veselības anketa: kamēr klients nāk uz procedūrām, kurām tā vajadzīga.
• Bildes publicēšanai: kamēr piekrišana ir spēkā. Ja klients to atsauc, bilde jānoņem.
• Sarakstes Instagram un WhatsApp: pēc iespējas īsāk. Tās nav paredzētas datu glabāšanai.

Termiņi te ir piemēri, nevis likuma norma. Svarīgi, lai noteikums ir, Tu to ievēro un vari to paskaidrot, ja klients jautā. Kāpēc sarakstes nav laba vieta pierakstiem, rakstījām rakstā Pieraksti Instagram un WhatsApp: kur pazūd klienti.

05Pārbaudi sevi: drīkst vai nedrīkst

Seši gadījumi no ikdienas. Atbildes balstās uz vispārīgiem VDAR principiem:

06Kad klients jautā par saviem datiem

Klientam ir tiesības:

• Uzzināt, kādi dati par viņu ir, un saņemt to kopiju.
• Labot nepareizus datus.
• Lūgt dzēst datus, ja tie vairs nav vajadzīgi un likums neprasa tos glabāt.
• Atteikties no reklāmas ziņām jebkurā brīdī.

Uz šādu lūgumu jāatbild viena mēneša laikā. Praksē tas aizņem dažas minūtes, ja visi klienta dati ir vienā vietā, nevis izkaisīti pa burtnīcu, sarakstēm un galeriju.

07Datu kārtība pusstundā

Nav jādara viss uzreiz. Sāc ar šo sarakstu un atzīmē, kas jau ir izdarīts:

Ja klientu kontakti šobrīd ir tikai Instagram, padomā arī par to, kas notiek, ja kontu bloķē. Par to ir raksts Instagram konts pazuda. Klienti nepazuda.

08Kā tas izskatās RINDIQ

Ja pierakstus vada RINDIQ, Tu esi datu pārzinis, bet RINDIQ ir apstrādātājs, kas datus glabā Tavā uzdevumā. Starp mums ir datu apstrādes līgums, kas ir daļa no lietošanas noteikumiem un ir publiski pieejams.

• Pieraksta formā klients redz saiti uz privātuma politiku un pats izvēlas, vai saņemt atgādinājumus.
• Klientu piezīmes un tām pievienotās bildes redz tikai Tava komanda pēc pieslēgšanās. Tām nav publisku saišu.
• Atsauksmes publicēšanai klients piekrīt atsevišķi, un piekrišanas tekstā ir precīzi uzskaitīts, kas tiks publicēts: vārds, vizīšu skaits, teksts un bildes.
• Ja klients lūdz savu datu kopiju, klientu sarakstu var eksportēt (Professional un Business plānā). Ja klients lūdz datus dzēst, raksti mums, un mēs palīdzēsim, kā to paredz datu apstrādes līgums.
• Atsauksmju lūgumu e-pastos ir saite, ar kuru klients no tiem var atteikties ar vienu klikšķi.