Kad komandā ir daudz speciālistu: grafiki, kabineti un uzticēšanās

01Kas mainās, kad nāk otrais, trešais un piektais speciālists

Kamēr strādā viens, viss ir galvā. Tu zini savus brīvos laikus, kurā kabinetā strādā un cik maksā katra procedūra. Kad pievienojas otrs speciālists, daļa no tā vairs nav Tavā galvā, un, kad komandā ir pieci, tā vairs nav nevienā galvā.

Lielākā daļa problēmu komandā nerodas no sliktiem cilvēkiem, bet no neskaidrības: kurš kuru laiku drīkst mainīt, kurš redz kuru klientus, kurš atbild, kad kaut kas saiet grīstē. Šajā rakstā ir biežākie izaicinājumi un tas, kā tos sakārtot tā, lai īpašniekam nav jākļūst par dispečeru.

02Viens kalendārs, daudz roku

Pirmā problēma parasti ir kopīga klade vai kopīgs tabulas fails. Kāds ieraksta klientu, kāds cits to pašu laiku aizņem pa telefonu, un divi klienti atnāk uz vienu laiku. Otrā problēma: katrs speciālists pieraksta savos Instagram ziņojumos, un īpašnieks neredz kopainu.

Kas palīdz:

• Viena vieta visiem pierakstiem, ko redz visa komanda un kurā divus vienādus laikus nevar aizņemt.
• Klienti pierakstās paši, un katrs speciālists redz tikai tos laikus, kad tiešām ir brīvs.
• Katram speciālistam savs grafiks, arī ar pārtraukumiem un dažādām stundām dažādās dienās.

03Kabineti un aprīkojums: kad divi grib vienu telpu

Speciālistu var būt vairāk nekā kabinetu. Tad laiks ir brīvs tikai tad, ja brīvs ir gan cilvēks, gan telpa. Bez sistēmas to kontrolē kāds, kurš skatās abās kladēs vienlaikus, un agri vai vēlu kaut kas pārklājas.

Labs risinājums: katram speciālistam norāda, kurus kabinetus viņš drīkst izmantot, un sistēma pati izvēlas brīvo. Tad klientam netiek piedāvāts laiks, kad telpa jau ir aizņemta.

04Kurš redz kuru klientus

Klientu kontakti, piezīmes un apmeklējumu vēsture ir uzņēmuma vērtība un arī personas dati. Nav vajadzības, lai katrs speciālists redzētu visu komandas kalendāru un visu klientu tālruņus. Tas nav jautājums par neuzticēšanos, bet par kārtību un datu aizsardzību.

Parasti pietiek, ja speciālists redz savus pierakstus un savu klientu kontaktus un piezīmes. Piezīmes par klientu, piemēram, par alerģiju, ir noderīgi redzēt visiem, kas ar šo klientu strādā.

05Uzticēšanās nav vienāda visiem

Komandā ir cilvēki, kas strādā kopā ar Tevi gadiem, un cilvēki, kas atnāca pagājušajā mēnesī. Vienam gribas ļaut pašam mainīt savu grafiku, cenas un pat atgriezt klientam naudu. Citam labāk, lai šīs lietas iet caur īpašnieku.

Ja sistēma ļauj tikai divas lomas, „īpašnieks visu“ un „darbinieks neko“, īpašnieks kļūst par vienīgo, kas var mainīt jebko. Katrs atvaļinājums, katra jauna cena un katrs pārcelts darba laiks nonāk pie viena cilvēka.

Tāpēc ir vērts domāt par atļaujām katram cilvēkam atsevišķi:

• Grafiks: vai speciālists pats maina savas darba stundas un brīvdienas?
• Pakalpojumi un cenas: vai pats izvēlas, ko dara un par cik?
• Nauda: vai drīkst prasīt priekšapmaksu vai atgriezt maksājumu?
• Atskaites: vai redz savus ienākumus un noslodzi?

06Dažādas cenas dažādiem speciālistiem

Pieredzējis meistars un jauns speciālists bieži strādā par atšķirīgām cenām, pat par vienu un to pašu procedūru. Ja cenu sarakstā ir tikai viena cena, rodas neērtas sarunas pie kases.

Risinājums: viena pakalpojumu bāze visam uzņēmumam un katram speciālistam savs cenas pielāgojums, piemēram, +10% visiem pakalpojumiem vai atsevišķa cena konkrētai procedūrai. Klients pieraksta lapā uzreiz redz cenu pie konkrētā speciālista.

07Noslodze un izdegšana

Kad klienti pierakstās paši, visnoslogotākais speciālists var dabūt arī visgrūtākās dienas. Četras garas procedūras pēc kārtas izskatās labi kalendārā, bet ne vienmēr labi rokām un mugurai.

Tas jāsakārto ar noteikumiem, nevis ar cerību, ka kāds pamanīs. Piemēram, cik šādu procedūru vienam cilvēkam var būt dienā, un cik ilgs pārtraukums starp klientiem vajadzīgs sakopšanai.

08Īpašnieks nav dispečers

Labākais rādītājs, ka komanda ir sakārtota: īpašnieks var aiziet atvaļinājumā, un pieraksti turpinās. Pārbaudi sev trīs jautājumus:

1. Vai klients var pierakstīties pie jebkura speciālista, nevienam neatbildot uz ziņu?
2. Vai speciālists var ieplānot savu brīvdienu, nezvanot Tev?
3. Vai Tu vari redzēt, kā iet visai komandai, neprasot katram atsevišķi?

Ja kaut uz vienu atbilde ir „nē“, tur ir vieta, kur Tavs laiks aiziet koordinēšanai, nevis darbam. Par to, kā pierakstu ziņas neaizņem visu dienu, rakstījām rakstā Pieraksti Instagram un WhatsApp: kur pazūd klienti.

09Kā to dara RINDIQ

Katram speciālistam RINDIQ ir savs grafiks (arī ar pārtraukumiem), savi pakalpojumi, cenas un kabineti. Sistēma piedāvā klientam tikai tos laikus, kad brīvs ir gan speciālists, gan kāds no viņa kabinetiem. Vienam speciālistam var noteikt arī dienas limitu konkrētai procedūrai, piemēram, ne vairāk kā divus pedikīrus dienā.

Speciālists ielogojas ar savu kontu un redz tikai savus pierakstus un savus klientus. Īpašnieks sadaļā „Atļaujas“ katram cilvēkam atsevišķi var atļaut:

• pašam mainīt darba grafiku, fiksētos sākuma laikus un izņēmuma dienas;
• pašam izvēlēties savus pakalpojumus un to cenas;
• rediģēt savu profilu (vārds, kontakti, kopš kura datuma var pierakstīties);
• prasīt priekšapmaksu un atgriezt maksājumus saviem klientiem;
• redzēt savu analītiku.

Pat ar visām atļaujām speciālists neredz kolēģu pierakstus un nevar mainīt citu grafiku. Atļaujas attiecas tikai uz viņa paša darbu. Professional plānā var būt līdz pieciem speciālistiem, Business plānā bez ierobežojuma un vairākas filiāles.