Pāreja uz jaunu pierakstu sistēmu bez klientu zaudēšanas

01Bailes ir nevis no sistēmas, bet no pārejas

Esošā sistēma kaitina, maksā par daudz vai neprot to, kas vajadzīgs. Bet pāriet uz jaunu šķiet bīstami: ja nu klienti apjūk, pieraksti pazūd un pastāvīgie aiziet?

Šīs bailes ir pamatotas, ja pāreja notiek vienā vakarā bez plāna. Ar plānu tā aizņem pāris nedēļas un klienti to gandrīz nepamana. Šajā rakstā ir, ko pārcelt, kādā secībā, ko pateikt klientiem un biežākās kļūdas.

02Ko pārcelt, un ko nevajag

• Klienti: vārds, tālrunis, e-pasts. Tas ir svarīgākais, un to pārcelt ir visvieglāk.
• Nākotnes pieraksti: tos parasti nevar importēt automātiski. Tie vai nu jāievada no jauna, vai jāļauj tiem notikt vecajā sistēmā.
• Pakalpojumi, cenas un ilgumi: tos labāk ievadīt no jauna. Tā ir laba iespēja sakārtot cenrādi.
• Speciālisti un grafiki: ievada no jauna, jo katrā sistēmā tie strādā mazliet citādi.
• Vēsture un piezīmes: noder, bet nav obligāta. Svarīgākās piezīmes, piemēram, alerģijas, vērts pārcelt.

03Klientu eksports no vecās sistēmas

Lielākā daļa sistēmu ļauj eksportēt klientu sarakstu CSV vai Excel failā. Ja pogas nav, raksti atbalstam. Dari to, kamēr abonements vēl ir aktīvs: pēc tam piekļuve datiem var pazust.

Klientu dati joprojām ir personas dati, un par tiem atbildi Tu. Pārliecinies, ka jaunajai sistēmai ir datu apstrādes līgums, un pēc pārejas izdzēs datus, kas vecajā sistēmā vairs nav vajadzīgi. Vairāk par to rakstā Klientu dati un VDAR.

04Pārejas plāns pa nedēļām

1. 1. nedēļa, sagatavošana. Iestati jauno sistēmu, ievadi pakalpojumus un grafiku, importē klientus.
2. Pārejas diena. Nomaini pieraksta saiti visur, paziņo klientiem un vecajā sistēmā izslēdz jaunus pierakstus.
3. 2. līdz 4. nedēļa, abas sistēmas. Vecie pieraksti notiek vecajā sistēmā, jaunie nāk jaunajā.
4. Beigas. Kad pēdējais vecais pieraksts ir aiz muguras, eksportē datus vēlreiz un slēdz veco kontu.

Paralēlais periods ir atkarīgs no tā, cik tālu uz priekšu klienti pierakstās. Ja pieraksti ir uz mēnesi, rēķinies ar mēnesi.

Pāreju labāk neplānot sezonas vidū. Mierīgāks mēnesis dod laiku pierast, pirms grafiks ir pilns.

05Ko pateikt klientiem

Klientiem pāreja jāpaskaidro vienā teikumā: kas mainās viņiem. Parasti tikai saite. Uzsver to, kas kļūst ērtāk.

06Nomaini saiti visur

Vecā saite var dzīvot ilgāk, nekā domā. Izej cauri visām vietām, kur klienti to var atrast:

Kā pievienot saiti Google kartēm un Instagram, ir rakstā Kā pievienot pieraksta saiti Google Maps un Instagram.

07Biežākās kļūdas

1. Vecā konta slēgšana pirms eksporta. Dati var pazust kopā ar abonementu.
2. Pāreja sezonas vidū. Jauns rīks pilnākajā nedēļā nozīmē stresu un kļūdas.
3. Viss vienlaikus. Jauna sistēma, jaunas cenas un jauni noteikumi vienā dienā klientus apjauc. Maini pa vienam.
4. Aizmirstas saistības. Dāvanu kartes un avansi no vecās sistēmas.
5. Divas saites vienlaikus. Ja abas sistēmas pieņem jaunus pierakstus, viens laiks var tikt aizņemts divreiz. Vecajā sistēmā jaunos pierakstus izslēdz pārejas dienā.

08Kā tas izskatās RINDIQ

• Klientu imports iestatījumos (Professional un Business plānā): CSV fails ar komatu vai semikolu, tāpēc der arī latviešu Excel eksports. Klienti var būt arī tikai ar tālruni, bez e-pasta, un viena cilvēka dubultās rindas tiek apvienotas.
• Ja klientu ir daudz vai ir speciālisti un vēsture, raksti mums. RINDIQ komanda var palīdzēt ar importu, un katra klienta vēsture (vizīšu skaits, pēdējā vizīte) tiek saglabāta kā piezīme viņa kartītē.
• Nākotnes pierakstus imports neveido. Tos ievada no jauna vai ļauj tiem notikt vecajā sistēmā.
• Pirmās 14 dienas ir bez maksas un bez bankas kartes, tāpēc visu var iestatīt pirms pārejas dienas.

Ja vēl izvēlies, kurai sistēmai pāriet, noder raksts Kā izvēlēties pierakstu sistēmu: 10 lietas, ko salīdzināt.